Retornar ao menu
QualityDoc
Controle de Documentos Eletrônicos e Físicos (Cliente-Servidor e Internet):
O QualityDoc, disponível nas versões local (cliente-servidor) e internet, se aplica ao controle de documentos de quaisquer formatos e também ao controle de arquivos físicos. O programa oferece um sistema de arquivamentos por pastas protegidas por senhas e exibe os documentos eletrônicos em modo de edição ou consulta, conforme as permissões de acesso de cada usuário.
O QualityDoc atende todos os requisitos de controle de documentos das normas ISO e de normas de controle arquivístico, possuindo rotinas automatizadas de fluxo de documentos para aprovações, leituras, emissão, etc. O programa gera pendências (aprovar, ler, etc.) automaticamente para os usuários responsáveis, conforme definido nos fluxos individuais ou dos grupos de documentos de uma determinada pasta, e envia essas pendências aos respectivos usuários por e-mail.
Os documentos eletrônicos controlados pelo QualityDoc possuem sistemas de controle de edição e consulta, impedindo alterações não autorizadas. No modo web, o QualityDoc possui um sistema exclusivo que transforma automaticamente documentos de formatos .docx ou .xlsx para o formato pdf para exibição no browser, mantendo, entretando, os formatos originais disponíveis para edição, quando necessário. Documentos desativados no programa ficarão inacessíveis aos usuários comuns e serão mantidos em um arquivo morto digital e lá permanecerão durante todo o período de conservação determinado pelo administrador do sistema, podendo ser exibidos para alguns usuários com permissões especiais para isto.
No controle de arquivos físicos, o QualityDoc permite o registro de armazenamento de documentos por salas ou setores, armários ou corredores, prateleiras ou gavetas e caixas ou pastas, sendo ideal para o controle de arquivos físicos ativos ou inativos (arquivo morto).
O QualityDoc controla prazos de validade de documentos e emite pendências de revisão aos usuários responsáveis, nas datas programadas.
No QualityDoc, a localização dos documentos é rápida, podendo os documentos serem localizados através do menu árvore, pasta a pasta, ou rapidamente, por meio de palavras chave, numeração, etc. O QualityDoc controla as revisões dos documentos e efetua a substituição automática de um documento quando uma revisão mais atual é aprovada, enviando a revisão anterior para o arquivo inativo.
O QualityDoc, tanto na versão local como na versão web, oferece basicamente os mesmos recursos e oferece as mesmas rotinas de controle, podendo as duas versões serem intercambiadas, ou seja, um sistema local pode ser migrado para a internet, passando a rodar na versão web, ou da versão web para a versão local, com todos os registros e documentos, mantendo, em ambos os casos, o mesmo funcionamento.
Principais funcionalidades do QualityDoc:
Registro e controle de documentos eletrônicos de quaisquer formatos;
Registro e controle de documentos em formato físico (impressos em geral, peças padrões, etc., por salas ou setores, armários ou corredores, prateleiras ou gavetas, caixas ou pastas);
Atende todos os requisitos de controle exigidos por normas da qualidade como as normas ISO e de normas de controle arquivístico, gera o workflow de cada documento, emite as pendências e efetua os encaminhamentos automaticamente;
Na versão local, possui recursos para captura eletrônica (digitalização) de documentos a partir de scanners e várias funcionalidades de manipulação de arquivos pdf, como inserção de senhas, marcas d’água, junção de vários arquivos em um, etc.
Na versão web, efetua conversão automática de documentos do MSWord e do MSExcel para o formato PDF para exibição no browser, mantendo, entretanto, os formatos originais para efeitos de edição;
Permite a postagem de documentos na internet com poucos cliques do mouse;
Exibe diversos relatórios de controle e permite a localização de qualquer documento em segundos;
Os documentos eletrônicos são automaticamente criptografados, tornando-se acessíveis somente através do programa, conforme as permissões de cada usuário;
O programa preenche as exigências do SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística.
Veja estes vídeos:
Manuais passo a passo:
Clique aqui para acessar o QualityDoc_Web e começar a usá-lo agora.
Vídeo versão local (cliente-servidor):
(Duração:16 minutos)
Nota:
Com exceção das rotinas de importação de documentos e de alguns poucos controles específicos de cada versão, as demais rotinas das versões local (cliente-servidor) e web do QualityDoc são praticamente as mesmas, podendo, assim, os vídeos da versão web serem usados como treinamento para os usuários da versão local, e vice versa.
Vídeo versão web:
Resumo: 6 minutos
Vídeo versão web:
Extenso: 110 minutos
Nota: As rotinas mostradas nesta apresentação também se aplicam à versão local (cliente-servidor) do QualityDoc, exceto em alguns procedimentos específicos de cada versão.
Retornar ao topo
Tire suas dúvidas ou perça um orçamento:
Deixe seu comentário:
Tags:
O QualityDoc possui recursos através dos quais pode funcionar em modo departamental, ou seja, dentro de uma empresa apenas, ou multiempresarial.
No modo multiempresarial, o QualityDoc pode atender várias empresas simultâneamente, com os mesmos recursos que possui a versão departamental. Além disso, os documentos controlados pelo QualityDoc não poderão ser acessados através do windows, mas somente através do QualityDoc, mediante senha, de forma segura, em modo edição ou somente leitura, conforme as permissões de cada usuário. Você configura o QualityDoc da forma que melhor se adequar às rotinas de trabalho da sua empresa, criando no programa quantas bibliotecas quiser. Cada biblioteca pode ter um sistema de permissões de acesso próprio, de modos que um usuário que tem permissões para acessar, alterar e imprimir documentos da biblioteca A, por exemplo, somente poderá visualizar e imprimir, mas não poderá alterar os documentos da biblioteca B ou, se você quiser, somente poderá visualizar sem imprimir ou ainda, conforme as permissões que forem dadas a esse usuário, ele nem mesmo poderá visualizar os documentos arquivados na biblioteca B. Cada uma dessas bibliotecas pode, por sua vez, ser subdividida em sub-bibliotecas, facilitando desse modo o arquivamento dos documentos por tipos e a sua posterior localização. Você ainda poderá usar outros recursos de localização imediata por título, número do documento, pelo conteúdo ou por meio de palavras-chave. Quando um determinado documento cair em desuso, você não precisará deletá-lo, podendo enviá-lo para o arquivo morto do QualityDoc, ficando o documento ainda disponível caso volte a ser necessário no futuro. Para as empresas que estão buscando a certificação ou que já estão certificadas na norma ISO 9000, a TS 68949 ou outra, o QualityDoc é a ferramenta ideal para o controle da documentação envolvida, pois trás também toda a rotina de controles e aprovações exigidas por essas normas. Assim, o QualityDoc possui todos os controles de verificação, aprovação, treinamento e emissão de documentos, informando cada usuário sobre suas respectivas pendências no programa (aprovar um documento, efetuar um treinamento, etc), através de e-mails enviados automaticamente a cada um dos usuários. Quando o usuário abre o programa, o QualityDoc age iterativamente com ele, informando-o sobre cada pendência existente e sobre quais os passos seguir para resolvê-la.
Além dos recursos mencionados, o QualityDoc possui ainda muitos outros, como controle e arquivamento de imagens, arquivos pdf, desenhos do autocad, e quaisquer outros tipos ou formatos de documentos, além da possibilidade de controlar também documentos físicos (livros, peças-padrão, etc), indicando nesses casos o local onde o documento se encontra arquivado fisicamente. O programa pode vincular documentos eletronicamente entre si, pode também informar o limite do prazo de validade de um documento, os locais onde foram entregues cópias físicas (impressas) de documentos e o número das revisões dessas cópias, informando também se já existe uma revisão mais atual ou não. O QualityDoc é uma ferramenta indispensável para as empresas (ou grupos de empresas) que buscam agilidade, segurança e eliminação de papéis em suas rotinas de trabalho. Recursos Gerais do Programa: - Gestão e controle de documentos eletrônicos e não-eletrônicos (impressos, peças-padrão, etc); - Acesso aos documentos controlado por senhas individuais;
- Funciona em rede, permitindo o acesso simultâneo de vários usuários; - Usa aplicativos do windows (word, excel, etc) como base para os documentos eletrônicos e pode abrir esses aplicativos em modo edição ou somente leitura, conforme as permissões de acesso de cada usuário. - O programa pode controlar também documentos do auto cad, arquivos de imagens, arquivos pdf e quaisquer outros formatos suportados pelo computador onde estiver sendo operado; - Os documentos controlados pelo QualityDoc são compactados e encapsulados pelo programa e somente poderão ser abertos através deste, que mantém os documentos seguros e invioláveis, sendo impossível o seu acesso diretamente através do windows; - Pode-se criar no programa diversas bibliotecas diferentes, cada uma delas com permissões específicas de acesso para cada usuário do programa; cada uma dessas bibliotecas pode conter inúmeras sub-bibliotecas contendo cada uma delas inúmeros documentos; - No modo somente leitura, um documento somente pode ser impresso se o usuário tiver permissão específica para imprimir documentos; - Permite a digitalização de documentos físicos (conversão de documentos impressos em eletrônicos) por meio de scanner; - Pode vincular documentos eletronicamente entre si, facilitando a localização e visualização de um documento mencionado por outro, de forma direta, mantendo-se o documento original aberto; - Possui dois tipos de arquivos mortos: um arquivo morto para documentos eletrônicos e um arquivo morto para documentos físicos; - O programa pode ser configurado para atender às necessidades específicas de cada empresa; - Ao ser deletado, um documento pode ser enviado automaticamente para o arquivo morto, ficando inacessível pelos caminhos convencionais, porém ainda disponível para eventuais consultas posteriores; - O programa pode enviar automaticamente documentos para aprovação e/ou para conhecimento de pessoas previamente designadas; - Controla empréstimos de documentos como livros, revistas, etc. - Possui sistemas eficazes de localização, que podem localizar qualquer documento, físico ou eletrônico, em segundos; - O QualityDoc possui um módulo integrado para controle de calibração de instrumentos de medição, que permite a eliminação de papéis também nessa área; - É um programa interativo e auto-explicativo, fácil de aprender e que não exige maiores conhecimentos de informática por parte dos usuários. IMPORTANTE: O QualityDoc é o ÚNICO software para controle de documentos existente no mercado que oferece segurança total de acesso no modo somente leitura para documentos do word e do excel, impedindo que um documento possa ser salvo com outro nome no modo somente leitura ou impresso sem que o usuário tenha autorização específica para isto, pois o QualityDoc manipula as propriedades do Word e do Excel diretamente, utilizando essas aplicações no seu modo nativo! O QualityDoc oferece 100% de segurança no acesso e manutenção do conteúdo dos documentos. Um documento armazenado no QualityDoc não poderá ser lido, alterado, copiado ou impresso por pessoas não autorizadas. Nenhum outro software para controle de documentos disponível no mercado oferece este tipo de segurança. Alguns nem mesmo impedem que um usuário altere o conteúdo dos documentos e todos (inclusive aqueles que utilizam aplicativos de apoio como o worviewer e o excelviewer) permitem que os usuários salvem os documentos com outro nome e até que imprimam livremente qualquer documento controlado pelo programa! No QualityDoc um usuário poderá apenas ler o conteúdo de um documento, mas não poderá editá-lo, alterá-lo, salvá-lo com outro nome e nem imprimí-lo sem que tenha autorização. Fique atento para este detalhe ao escolher o software da sua empresa! Para atender aos requisitos de normas da qualidade como a ISO 9001, a TS 16949 e outras, o QualityDoc oferece ainda os seguintes recursos: - Possui todas as rotinas de verificações, aprovações, treinamentos, verificação de eficácia de treinamentos e emissão de documentos; - Os registros dos treinamentos e das respectivas verificações de eficácia são efetuados diretamente no programa; - Registros das alterações sofridas por cada documento; - Controle de distribuição de cópias físicas; - Diversas listas mestras que mostram o status de cada documento;
iso 9001, qualidade, erp, producao, estoque, programacao, manutencao, documentacao, controle de documentos, nao conformidades, auditorias, ged, gerenciamento eletronico, monitoramento estatistico, indicadores
gestao de documentos; digitalizacao de documentos; gestao de arquivo morto; captura de documentos; digitalizacao e controle de documentos; controle e digitalizacao de docuentos; controle de arquivos diversos; controle de arquivos de documentos; arquivamento de documentos; controle de documentos e dados; gestao de documentos e dados; gestao de documentos da qualidade; gerenciamento de documentos da qualidade; gerenciamento de documentos e dados; gestao de documentos e registros; gerenciamento de documentos e registros; controle de documentos e registros; controle e digitalizacao de documentos; controle de documentos na internet; gerenciamento de documentos online; gestao de documentos online; gerenciamento online de documentos; controle remoto de documentos; gestao de documentos e dados; controle de documentos eletronicos e fisicos; gerenciamento de documentos eletronicos e fisicos; captura e arquivamento de documentos; software para gestão de documentos e registros; software para gerenciamento de documentos e registros; controle e digitalização de arquivos.
